یک دفترچه تلفن مفید فقط مجموعهای از شمارهها نیست؛ باید مشخص باشد هر مخاطب از کجا آمده، عضو کدام گروه است و چه نوع ارتباطی را انتظار دارد. گروههایی مانند مشتری جدید، مشتری فعال یا اعضای رویداد به برنامهریزی پیام کمک میکنند.
هنگام ورود فایل، شمارهها را به قالب واحد تبدیل و موارد تکراری را بررسی کنید. مسیر لغو دریافت و بهروزرسانی عضویت باید روشن باشد. امکانات خودکار عضویت از طریق پیام دریافتی نیازمند اتصال سرویس دریافت است.